Administración De Proyectos
Capitulo 5
5. Planeación
5.1 Objetivo del proyecto
5.2 Estructura de división del trabajo
5.3 Matriz de responsabilidades
5.4 Definición de Actividades
5.5 Desarrollo del plan de Red
5.5.1 Principios
5.5.2 Preparación
5.6 Planeación de el desarrollo de Sistemas de Información
5.7 software de administración de proyectos
5. Planeación
5.1 Objetivo del proyecto
El primer paso es definir el objetivo del proyecto.
El objetivo debe ser claro y de mutuo acuerdo entre el cliente y la organización o contratista que ejecutará el proyecto.
Debe ser:
Claro
Alcanzable
Específico
medible
El objetivo es el producto final que se debe entregar al cliente.
El objetivo por lo general se define en términos de alcance, programa y costo, el cual debe ser explicado con detalles.
Se debe tener en cuenta las modificaciones, las cuales deben ser en mutuo acuerdo entre el gerente del proyecto y el cliente.
Todo cambio afecta el alcance, fecha de terminación y costo final.
5.2 Estructura de división del trabajo
Se debe tener claros los elementos de trabajo o actividades, para lograrlo se debe elaborar una lista que incluya todas las actividades.
Metodos:
Lluvia de Ideas: se recomienda para proyectos pequeños.
Estructura de división del trabajo (EDT): recomendado para grandes y complejos proyectos.
La EDT divide un proyecto por partes manejables, que aseguren la identificación de todos los elementos necesarios para completar el alcance del proyecto.
EDT conocida también como WBS por sus siglas en inglés de Work Breakdown Structure
"Se utiliza en el grupo de procesos de planificación del proyecto en el proceso de gestión del alcance para establecer entregables y los paquetes de trabajo y establecer todo y solo el trabajo necesario". Ing. Jesus Zumaeta - Especialista en proyecto. SUNAT
"La EDT es útil en distintas fases del proyecto. Por ejemplo nos permite definir el trabajo de lo general a lo particular en la etapa de Planeacion del proyecto y en cambio nos permite cuantificar avances y recursos de lo particular a lo general en la etapa de ejecución, seguimiento y control del proyecto". Economista Rosa Cavero - Especialista financiera- MIn. de Energía y Minas
Fuentes Consultadas:
5.3 Matriz de responsabilidades
Metodo utilizado para determinar las responsabilidades de las personas dentro del proyecto, donde se delimita de manera clara y precisa cada actividad.
5.4 Definición de Actividades
Una actividad es una pieza de trabajo definida que consume tiempo, pero no necesariamente requiere el esfuerzo de quienes la realizan,
Cuando todas la actividades detalladas se han definido para cada uno de los paquetes de trabajo, se representan de manera gráfica en un diagrama de red, mostrando de manera adecuada las tareas interrelacionadas para lograr el alcance de todo el proyecto.
Ejemplo:
Elemento de la EDT Elemento de Trabajo Carlos Maria
Convenciones: P= Responsabilidad primaria; S=Responsabilidad de apoyo.
5.5 Desarrollo del plan de Red
Es una tecnica útil en la planeación, la programación y control de proyectos que cuentan con muchas actividades interrelacionadas.
Tecnicas de planeación:
Técnica de evaluación y revisión de programas (PERT)
Método de la ruta crítica (CPM)
Método de preferencias (PDM)
Técnica de evaluaci´pn y revisión gráfica (GERT)
Estas técnicas hacen uso de un diagrama de red para mostrar el flujo secuancial y las actividades interrelacionadas.
La uso de la herramienta más conocida es la gráfica de Grantt (gráfica de barras), sobre todo por su sencillez.
Combina las funciones de planeación y programación.
Actividades se listan del lado izquierdo
En la parte inferior se muestra la escala de tiempo, se indica por medio de una barra que se extiendo por el periodo en que se va a realizar la tarea.
Ejemplo de tareas proyecto de consultoria:
La programación de actividades se
ejecuta al mismo tiempo que la planeación. las tareas interrelacionadas deben
ser revisadas para saber que tareas pueden ser iniciadas en conjunto o se deban
esperar su finalización para continuar con la siguiente tarea programada.
El uso de las graficas de Gantt tiene
como desventaja, que no muestra de manera visual las interrelaciones de las
actividades, se utiliza el software de administración de proyectos que puede
generar gráficas Grantt donde muestra las interdependencias de las tareas por
medio de flechas de conexión.
5.5.1 Principios
Debemos comprender y seguir conceptos
basicos al crear diagramas de red.
Algunos de los formatos usados son la
actividad en cuadro (AEC) o conocida tambien como actividad de nodo (AEN) y el
formato de la actividad en la flecha (AEP).
Actividad en el Cuadro (AEC)
Cada actividad se representa por medio de un cuadro en el diagrama de red y la descripción de la actividad se escribe dentro del cuadro.
Cada actividad se representa por medio de un cuadro (Solo uno), con frecuencia la actividad se describe con un verbo, y se asigna solo un numero de actividad.
Las actividades tienen relación de precedencia, se vinculan en un orden de precedencia, para saber que tareas deben terminarse antes que otras inicien.
Ciertas actividades deben realizarse en serie y algunas actividades pueden realize de forma simultanea, al terminarlas se puede continuar con la siguiente actividad.
Ejemplo:
Actividad en la flecha (AEF)
La actividad se representa por una
flecha en el diagrama de red y la descripción de la actividad se escribe sobre
la flecha.
Se representa por una y solo una flecha,
el inicio de la actividad señala el inicio de cada actividad y la punta
representa el fin de la tarea, la vinculación de las tareas se hace por medio
de un circulo llamados eventos, asigando un unico numero de actividad.
El evento principal se le conoce como predecesor
y el evento final sucesor de la actividad.
Todas las actividades que entran en un
evento deben terminarse antes que pueda iniciarse cualquier otra actividad que
sale de dicho evento.
Actividades Ficticias
En el formato de actividad se manejo un tipo especial de actividad, la cual no consume tiempo y se representa por medio de una flecha punteada.
Solo se usan en el formato de actividad para ayudar en la identificación unica de actividades y mostrar ciertas relaciones de precedencia
LazosEn los diagramas de red no se permite dibujar este tipo de actividades ya que representaria actividades que se repiten a si mismas a perpetuidad.
EscalonamientoConjunto de actividades que se repiten varias veces, que deben ser representadas, ya que cada actividad debe ser inciada cuando la anterior finalize.
Fuentes:
Figura 1 Página 115 libro Administración exitosa de Proyecto, Jack Guido, James Clements.
Figura 2 Página 115 libro Administración exitosa de Proyecto, Jack Guido, James Clements.
Figura 3 Página 119 libro Administración exitosa de Proyecto, Jack Guido, James Clements.
5.5.2 Preparación
Con la lista de actividades y el
conocimiento de los principios de red, se puede preparar el diagrama de red.
Se debe seleccionar la actividad en
cuadro o actividad en flecha y dibujar la actividades en su orden de
precendencia logico, según el avance del proyecto desde su inicio hasta su
terminación.
Se debe formular tres preguntas respecto
a cada actividad:
1. ¿Que actividades deben terminarse de
inmediato antes de que esta actividad pueda iniciarse?
2. ¿Que actividades pueden realizarse en
forma simultanea con esta actividad?
3. ¿Que actividades no pueden iniciar
sino hasta que se haya terminado esta actividad?
Luego de responder cada pregunta por
actividad, se dibuja un diagrama de red representando las interrelaciones y al
secuencia de actividades necesarias para lograr el alcance del proyecto.
Este diagrama nos se dibuja en escala de
tiempo, se usa para visualizar el proyecto completo y se ajusta a medida que
las actividades sean correctas.
Lineamientos de detalle:
1. Si una estructura de división del
trabajo se ha preparado para el proyecto, las actividades deben identificarse
para cada paquete de trabajo.
2. Es preferible dibujar primero una red
de resumen y luego ampliarla para dar forma a una red más detallada.
3. El nivel de detalle puede
determinarse por medio de interfaz o puntos de transferencia; cambio de
responsabilidad, si hay un resultado o producto tangible.
4. Las actividades no deben ser mayores
en la escala de tiempo comparado a la revisión del avance de las actividades.
Al seleccionar alguno de los diagramas
de red, se debe tener en cuenta que las actividades pueden detallarse mas, de
acuerdo al avance de la tareas se puede tomar como herramienta de comunicación
entre las personas involucradas del proyecto, ya que muestra los responsables
de cada actividad y como se vincula en el proyecto.
5.6 Planeación del desarrollo de sistemas de información
Incluir un sistema de información, es
util durante el desarrollo del proyecto para una completa planeación y control
de aseguramiento para que el sistema cumpla con los requisitos del usuario, se
termine a tiempo y dentro del presupuesto pactado.
Una metodologia para la planeación de la
administración de un proyecto, llamada ciclo de vida del desarrollo de
sistemas (CVDS), se utiliza con frecuencia para planear, ejecutar y
controlar proyecto de desarrollo de SI.
Pasos a desarrollar:
Definir el problema:se analizan los datos, problemas y oportunidades definidos con claridad, factores de factibilidad, para determinar si puede desarrollarse el SI.
- Analisis del sistema: Definir el alcance y las necesidades del usuario.
- Diseño del sistema: Seleccionar el mejor diseño para su posterior desarrollo.
- Desarrollo del sistema: Se lleva el sistema real a la practica, para probrar todos sus compontes y funciones.
- Pruebas del sistema: Buscar errores lógicos y de sus componentes para sus correcciones antes de su implementación.
- Implementación del sistema: implementación del sistema y capacitación a los usuarios, se continúa con revision y mejoras.
5.7 software de administración de proyectos
Las funciones mas comunes del software de administración de proyectos permiten a los usuarios:
• Crear listas de tareas con sus duraciones estimadas
• Establecer interdependencias entre las tareas
• Trabajas con varias escalas de tiempo, incluyendo horas, días, semanas, meses, años.
• Manejo de restricciones.
• Dar seguimiento a los miembros del equipo, incluyendo tarifas de pago, horas trabajadas, fechas de vacaciones.
• Incluir los días festivos, fines de semana y periodos vacacionales.
• Manejar los turnos de los trabajadores.
• Monitorear y pronosticar presupuestos.
• Detectar conflictos.
• Elaborar informes.
• Trabajar con otro software como hojas de calculo y bases de datos.
• Ordenar la información.
• Manejar varios proyectos.
• Trabajar en línea y responder con rapidez a los cambios.
• Comparar costos reales con los presupuestados.
• Mostrar los datos, incluyendo gráficas de Grantt y los diagramas de red.
