Estudio de Casos Guía 2 Parte 1.
Caso 1 Prueba Piloto Microsoft Lync Server "Comunicaciones Unificadas"
De acuerdo alcance de la prueba piloto, se instalo Lync Server, para 250 usuarios.
Las actividades de la implementación se definieron en 1 fase, la cual se cumplió de acuerdo al cronograma establecido.
El alcance comprometido era:
- Instalar los servidores internos y externos para dar servicio a los usuarios de la red interna y externa.
- Instalación de 250 Clientes.
- Publicación de Servicios:
- Mensajería instantánea
- Presencia
- Voz de PC a PC
- Videoconferencia
- Webconference
- Desktop Sharing
- File Transfer
El Criterios de Éxito se entendía como: El piloto se entenderá exitoso y lo considerará como plataforma para adquisición y despliegue en producción si se cumplen los siguientes criterios de éxito:
- Instalación y correcto funcionamiento de los servidores de Lync Server 2010
- Instalación y correcto funcionamiento de los 250 clientes de Lync 2010
- Servicios de comunicaciones unificadas operando para usuarios internos y externos vía Internet:
- Mensajería instantánea
- Presencia
- Voz de PC a PC
- Videoconferencia
- Webconference
- Desktop Sharing
- File Transfer
Se desarrollo las actividades bajo lineamiento Pmi, lo cual permitio cumplir con los alcances y metas propuestas.
El éxito del proyecto permitio que el cliente tomara la decisión de instalar y desplegar el servicio a los usuarios de la compañía, el cual tiene sedes en 5 países con mas de 2.500 usuarios.
El proyecto se encuentra en la etapa de negociación y se estima que la implementación se hará en 5 meses.
El proyecto se encuentra en la etapa de negociación y se estima que la implementación se hará en 5 meses.
*Por políticas de confidencialidad no se nombra el cliente
Caso 2 Actualización Microsoft Office 2010.
El Banco, cada trimestre verifica si cumplen con los acuerdos de licenciamiento con Microsoft. Estos procesos igual que en otras empresas, deben ser revisados antes del cierre del año fiscal, ya que deben generar los presupuestos y por normas legales deben estar al día con el pago del uso de licencias de sus productos.
Antes de implementar la verificación trimestral, no se tenia control ni inventario de software, en el año 2011 se contrato una consultoría con un partner de Microsoft, ejecutando varias herramientas propias de Microsoft, una de ellas Microsoft System Center Configuration Manager la cual permite hacer un descubrimiento de todas las maquinas instaladas en el dominio y permite generar reportes de uso de licencias.
Comparando las licencias adquiridas vs las instaladas para productos Microsoft, descubrieron que las licencias de Microsoft Office no estaban cubiertas.
Específicamente se encontró que existían múltiples versiones de office, donde incluso el Banco, nunca adquirió esas versiones de office.
Versiones NO Licenciadas:
- MsOffice 95
- MsOffice 97
- MsOffice 2000, 2002,2003, 2007 versiones Starter, Home, Standar
Versiones Licenciadas:
- MsOffice 2003 Professional
- MsOffice 2007 Professional
- MsOffice 2010 Professional
El Banco contaba con versiones licenciadas, en menor numero que las instaladas.
Se llego a un acuerdo de compra para migrar las versiones instaladas no licenciadas, la migración se contrato por servicios de consultoría el cual se planeo para realizar en 3 meses.
Aproximadamente se tenían 6.500 maquinas que se debian actualizar a versiónes 2007 Standar y Professional y 2010 Professional. (Promedio 100 por Día).
El en alcance se definio:
- Actualización y despliegue automático con Microsoft System Center Configuration Manager.
- Dedicación de un consultor por 3 meses.
- Instalar las versiones de acuerdo a listado de maquinas suministrado por el Banco.
- Despliegue en horas de la noche para no afectar a los usuarios.
Al ejecutar el proyecto, se presentaron innumerables problemas que no permitieron finalizar el proyecto en el tiempo pactado, el proyecto se ejecuto en 5 meses.
El impacto se produjo entre muchos problemas por:
- No se programo en el cronograma días para pruebas y desarrollo de paquetes de instalación.
- Informes desactualizados de nombres de maquinas del Directorio Activo.
- Falta de coordinación interna, entregaban tarde los reportes y no les comunicaron a los usuarios la actividad.
- Debido al nombre incorrecto de maquinas se instalo office en maquinas que no debían tenerlo.
Al finalizar el Banco se comprometio a implementar planes de contingencia para que no se les saliera de la manos el control del licenciamiento.
Algunos de los planes a implementar fueron:
- Manejo de medios de instalación adecuado.
- Retirar permisos de instalación a los usuarios.
- Solicitud de instalación de office a la mesa de ayuda, previa autorización del líder de área.
- Constante verificación de los reportes de uso de programas instalados.
- En maquinas a formatear revisar la versión instalada para conservar la misma versión.
En este momento el Banco, contrato de nuevo, los servicios de consultoria para instalar Msoffice 2010 profesional y estandar a un promedio de 2000 equipos que tienen instalado OpenOffice y se encuentra en etapa de negociación, donde de acuerdo a las lecciones aprendidas se espera lograr el alcance acordado.
*Por políticas de confidencialidad no se nombra el cliente
Caso 3 Migración Software Visita Medica
Hace unos 5 años trabaje en Bayer como Administrador del Software de visita medica para Colombia y Ecuador.
En el momento de ingresar, se estaba implementado un software a la medida para que los visitadores ingresaran la información en sus Ipaq HP y sincronizaran en las noches, la información se cargaba y al día siguiente en los módulos de administración se procesaban los informes que interactuaban con las diferentes áreas, logística, administración, gerentes de zona y administradores entre otros.
Esta implementación fue diseñada por una empresa Argentina, la cual tenia experiencia en dispositivos PalmPilot y no en Ipaq HP.
Después de dos años de uso del software y debido a los problemas de confiabilidad en la información, tomaron la decisión de implementar una herramienta con representación en Colombia y líder en el mercado la cual incluso ya contaba con la opción de sincronización en linea.
En esta caso desde la perspectiva de la gerencia de proyectos no es posible valorar si fue exitoso o fracaso, debido a que el software realizaba lo establecido en el alcance, reconociendo que la nueva herramienta es robusta e inclusive maneja módulos que no se tenían en el anterior aplicativo.
Para el proyecto se tenían procesos de gestión de proyectos, se culmino la implementación pero los costos asociados a actualizaciones y soporte, fueron parte de la toma de decisión del cambio de tecnología.
Después de dos años de uso del software y debido a los problemas de confiabilidad en la información, tomaron la decisión de implementar una herramienta con representación en Colombia y líder en el mercado la cual incluso ya contaba con la opción de sincronización en linea.
En esta caso desde la perspectiva de la gerencia de proyectos no es posible valorar si fue exitoso o fracaso, debido a que el software realizaba lo establecido en el alcance, reconociendo que la nueva herramienta es robusta e inclusive maneja módulos que no se tenían en el anterior aplicativo.
Para el proyecto se tenían procesos de gestión de proyectos, se culmino la implementación pero los costos asociados a actualizaciones y soporte, fueron parte de la toma de decisión del cambio de tecnología.
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