Administración De Proyectos
6.1 Estimación de la duración de las actividades.
Las actividades del proyecto, deben ser estimadas en tiempo, desde que inicia hasta que finalice, es decir tiempo total transcurrido, que es el tiempo necesario para realizar el trabajo mas los tiempos de espera asociados a la actividad.
los tiempos en los diagramas de red se representan así:
Actividad en el cuadro: Numero de horas se ingresan en la esquina inferior derecha del cuadro.
Actividad en la Flecha: Numero de horas se ingresan debajo de la flecha.
El responsable de la actividad es quien debe hacer la estimación de las horas. Generando compromiso y evitando estimaciones incorrectas.
En proyectos grandes la estimación es asignada a la empresa o subcontratista, usando como guia datos históricos de otros proyectos.
La estimación de la duración se debe hacer por la cantidad de recursos asignados en cada actividad.
Las estimaciones deben ser realistas y consistentes con las actividades a realizar.
Se recomienda tener tres estimación de duración de las actividades:
- Una Optimista.
- Una Pesimista.
- Una de lo más probable.
6.2 Fechas de inicio y terminación del proyecto.
Para calcular la estimación de la duración de las actividades, es necesario seleccionar una fecha de inicio estimada y una fecha de terminación requerida, estas dos fechas definen el espacio delimitado de tiempo general en el que el proyecto debe realizarse.
La fecha de terminación se establece en el contrato haciendo parte del objetivo del proyecto.
En algunos casos se manejan ciclos de tiempo y no fechas especificas, que se establecen en el contrato.
6.3 Cálculos del programa.
Una vez definida la duración estimada de cada actividad y un tiempo general de terminación del proyecto, es necesario determinar si las tareas pueden ejecutarse en el tiempo de terminación requeridos.
Se puede calcular un programa del proyecto que proporcione un cronograma por cada actividad indicando:
- Primeras fechas de inicio y terminación de cada actividad, en base de fechas o tiempos de inicio estimada del proyecto.
- Ultimas fechas de cada actividad indicado inicio y finalización, con el objetivo de cumplir la fecha requerida.
6.3.1 Primeras fechas de inicio y terminación
De acuerdo a la duración estimada de cada actividad en la red se pueden calcular las dos fechas siguientes por cada actividad.
Primera fecha de inicio (PI): se da por la fecha mas cercana al inicio de la actividad, calculada en base a la fecha de inicio estimada del proyecto y el calculo de las actividades precedentes.
Primera fecha de terminación (PT): fecha mas cercana en que una actividad debe terminarse.
Calculo: suma la estimación de la duración de la actividad a la primera fecha de inicio a la actividad.
6.3.2 Ultimas fechas de inicio y terminación
Con la estimación de la duración para cada actividad en la red y utilizando la fecha o tiempo de terminación del proyecto, se puede calcular las dos fechas siguientes para cada actividad.
Ultima fecha de terminación (UT): es la ultima fecha de una actividad que debe completarse para que el proyecto termine en la fecha requerida.
Ultima fecha de inicio (UI): es la ultima fecha de una actividad que debe iniciarse con el fin de terminar el proyecto en la fecha requerida.
6.3.3 Holgura Total
La diferencia existente entre la primera fecha de terminación calculada de la ultima actividad y el tiempo de terminación requerido del proyecto se llama holgura total (HT).
Si la holgura total es positiva, representa la cantidad máxima de tiempo en que las actividades pueden retrasarse sin poner en peligro la terminación del proyecto en la fecha programada.
Si la holgura total es negativa, indica una falta de holgura en todo el proyecto. se debe buscar la ruta en particular y ejecutar la tarea retrasada con mayor rapidez.
Si la holgura es cero, no se requiere acelerar las actividades pero no se deben retrasar.
6.3.4 Ruta Critica
Un proyecto no puede terminarse hasta que se termine la ruta de actividades mas larga (la que tarde más tiempo). la ruta mas larga en el diagrama de red se llama ruta critica.
6.3.5 Holgura Libre
Otro tipo de holgura que a veces se calcula es la holgura libre (HL). Es la cantidad de tiempo que una actividad en particular puede posponerse sin retrasar la primera fecha de inicio de las actividades sucesoras inmediatas. Es la diferencia relativa entre las actividades de holgura total para las actividades que entran en la misma actividad.
6.4 Programa para el desarrollo de sistemas de información.
Un sistema de información (SI) es un sistema basado en computadora que acepta datos como entrada, procesa los datos y produce la información requerida por los usuarios.
Entre los problemas comunes que con frecuencia hacen que los proyectos de desarrollo de SI abarquen más allá de su tiempo de terminación requerido se cuentan los siguientes:
- No lograr identificar los requerimientos del usuario.
- No lograr identificar en forma adecuada los requerimientos del usuario.
- Crecimiento continuo del alcance del proyecto.
- Subestimación de las curvas de aprendizaje para software nuevo.
- Hardware incompatible.
- Fallas del sistema lógico.
- Mala selección ser software.
- No seleccionar la mejor estrategia de diseño.
- Problemas de incompatibilidad de datos.
- Fracaso en la realización de todas las fases del CVDS.
6.5 Software de Administración de proyectos.
Los software de administración de proyectos permiten realizar las funciones de calculo de las actividades estimadas en horas, días, semanas, meses o años, para poder hacer uso de las escalas de tiempo y poder revisarse con facilidad.
Las fechas de inicio y terminación pueden incluirse junto con la lista de actividades con sus duraciones estimadas.
El software calculará as fechas PI, PT,UI YUT, las holguras y rutas criticas.
Algunas funciones del software de administración debe ser (Apéndice A):
- Elaboración de presupuestos y control de costos: información de costos por actividad y recursos.
- Calendarios: se definen los días y horas laborales por recurso o grupo.
- Capacidades de Internet: facilidad de publicar la información en sitios web (Sharepoint).
- Grafías y tablas: facilidad para generar grafías, como Gantt y los diagramas de red.
- importación / exportación de datos: permitir transferir información a procesadores de palabra, hojas de calculo y bases de datos.
- Manejo de proyectos múltiples y subproyectos: permiten dividir actividades de proyectos grandes o manejar diferentes proyectos.
- Generación de informes: informes sobre el proyecto, informes de punto de referencia, tareas completadas, informes financieros, costos, asignación de recursos, informes personalizados.
- Administración de recursos: asignación de recursos, tiempos de asignación a las actividades, disponibilidad, ajustes de recursos.
- Planeación: creación de la estructura de trabajo EDT.
- Monitoreo y seguimiento del proyecto: El proceso de seguimiento, costos reales y uso de recursos son fundamentales.
- Programación: los cambios son reflejos automaticamente.
- Seguridad: proporcionan acceso con contraseña para proteger los datos.
- Ordenación y filtrado: poder ver la información en un orden deseado.
- Análisis qué pasaría sí: Explorar varios escenarios en los proyectos con la ventaja de ver los cambios de forma automática.
Ejemplos Software de Administración de proyectos:
Gantt PV es un programa gratuito, de apariencia sencilla y sin grandes complicaciones, para planificación de proyectos, descomposición, representación y seguimiento de tareas sobre diagrama de Gantt. http://www.pureviolet.net/
Gantt Project
Genera diagramas de Gantt.
Crea la work breakdown structure, grafica dependencias, define hitos
Gestiona Recursos
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Asigna recurso a las tareas y genera graficas de uso de recursos.
Genera diagramas de PERT.
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Exporta datos hacia y desde MS Project
Graba los diagramas como PNG, PDF yHTML
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