Respuestas Capitulo 1 Conceptos de administración de proyectos
1. ¿Que es un proyecto?
Es el esfuerzo que se utiliza en forma temporal para generar un Producto o Servicio en particular, con un objetivo bien definido.
2. Objetivo del Proyecto
Se define en términos de alcance, programa y costo.
Ejemplos:
a. Introducir en el mercado, en 5 meses y con un presupuesto de 5'000.000 millones, 1 tonelada de bolsa metalizada para los asaderos de pollo, estandarizando el tamaño de la bolsa, logrando cumplir con una buena calidad y entrega oportuna.
b. Proyecto de Lync Server, Instalar todos los roles en 4 semanas, con un un presupuesto de 20´000.000, cumpliendo con las expectativas del cliente, y superando los tiempos de instalación y configuración.
3. Recursos que se utilizan en un proyecto.
Los recursos usados para los ejemplos anteriores serian:
a. Maquinara para hacer la bolsa, operario de las maquinas, para el reparto camioneta o moto.
b. Hardware, Software, consultores, Gerente De Proyecto.
4. Papel del Cliente durante el ciclo de vida del proyecto.
El cliente es el sponsor para realizar el proyecto, puede ser una persona, cliente o grupo de dos ó más personas u organizaciones.
Fuente: imagenes ClipArt Microsoft Office
5. Grado de Incertidumbre.
Plan con base a ciertas Suposiciones y Estimaciones.
Es importante documentar ya que influyen en el desarrollo del presupuesto, en el programa y en el alcance del proyecto.
6. Alcance, programa, costo, satisfacción del cliente.
Alcance: es todo el trabajo que debe realizarse para garantizar al cliente que los productos entregables cumplen con los requisitos o con los criterios de aceptación acordados al inicio del proyecto.
Programa: Es el cronograma que especifica cuando debe iniciar y terminar cada actividad. EL objetivo en general estable la fecha en la cual el alcance del proyecto debe lograrse según la fecha acordada con el cliente y quien realiza el trabajo.
Costo: Es el monto que el cliente ha acordado pagar por los productos entregables del proyecto.
Se basa en el presupuesto que incluye una estimación de los costos asociados con los recursos que se emplearan para realizar el proyecto.
satisfacción del cliente: para lograr este objetivo, se debe conocer al cliente y así poder cumplir las expectativas que tiene de los servicios o productos entregados.
7. Es importante la fidelización de los clientes, logrando una comunicación constante para mantenerle informado y determinar si las expectativas han cambiado.
Se debe involucrar al cliente como socio en el resultado exitoso del proyecto por medio de su participación activa.
- Identificar una necesidad.
- Desarrollar una solución propuesta.
- Realizar el proyecto.
- Concluir el proyecto.
9. Pasos para desarrollar un Plan inicial.
10. Por qué un gerente debe monitorear el progreso de un proyecto?
Es importante "medir el avance real y compararlo con el avance planeado de manera regular y oportuna, y aplicar acciones correctivas de inmediato".
11. Beneficio de utilizar técnicas de administración de proyectos.
- El beneficio fundamental es tener "un cliente satisfecho".
- Conseguir el alcance del proyecto con calidad, a tiempo y dentro del presupuesto pactado.
12. Proyecto actual:
12.a. Servicios de Infraestructura para la implementación de la solución de Comunicaciones Unificadas y Colaboración basada en la plataforma Microsoft Lync Server 2010 y la migración de los usuarios de la plataforma OCS 2007 R2 al nuevo sistema
Alcance del Proyecto
Las siguientes actividades hacen parte del alcance del proyecto, se ha dividido en secciones específicas por temática para facilitar su entendimiento:
ALCANCE GENERAL
El levantamiento de información necesaria para tener claro cuáles son los requerimientos de negocio que se pretenden solucionar con la migración de la plataforma.
La definición de las condiciones técnicas mínimas (a nivel de servicios de plataforma) que deben cumplirse para facilitar la implementación de la plataforma y servicios.
El control, seguimiento y administración de los recursos de proyecto asignados por IG WEBSERVICES SAS para el desarrollo del proyecto.
La implementación de una metodología de trabajo para el desarrollo del proyecto.
Emisión de recomendaciones de cambio o ajustes en la plataforma de servicios actuales que permitan que la solución propuesta y la nueva arquitectura funcionen y se integre de acuerdo a lo planeado.
Análisis, diseño e Implementación del nuevo servicio de comunicaciones unificadas sobre Lync Server 2010.
La transferencia de conocimientos para los administradores de la plataforma con el fin de que estos posteriormente continúen expandiendo el uso y los escenarios aplicados. Esta transferencia se logra con el acompañamiento del personal técnico designado por el cliente al experto de IG WEBSERVICES SAS durante la implementación final de la nueva plataforma, no es una capacitación formal ni una entrega de procedimiento paso a paso para la instalación o administración de los productos involucrados en el proyecto.
ALCANCE DETALLADO
Objetivos del negocio
Estratégicos
Objetivos del negocio
Estratégicos
o Crecimiento financiero
o Ser una empresa de alta efectividad en la Administración de Recursos
o Incrementar la productividad de los empleados de la organización mediante herramientas seguras y fáciles de usar.
o Implementar una solución de comunicaciones y colaboración con tecnología de punta.
Tecnológicos
o Reducir costos en Comunicaciones, Infraestructura IT y Viajes
o Aprovechar los beneficios de administración centralizada del Directorio Activo con una herramienta que explote dichas bondades.
o Implementar el servicio sin incurrir en gastos adicionales de infraestructura en las redes LAN y WAN.
o Facilitar la comunicación de los usuarios sin comprometer la seguridad de la información y manteniendo intacta la experiencia del usuario con las herramientas.
o Implementar un sistema de comunicación IP que permita hacer uso de los servicios de telefonía a través de clientes Lync habilitados (CAL Plus) y teléfonos IP y permitir que estos se comuniquen con los usuarios de la plataforma de comunicaciones Avaya del Cliente.
o Implementar un sistema de presencia que permita identificar la disponibilidad y disposición para comunicarse de los usuarios de la organización, permitiendo seleccionar el mejor medio (instant messaging, llamada, video llamada, correo electrónico) desde el principio, mejorando la comunicación interna y optimizando el tiempo de los empleados y por ende su productividad.
o Implementar una solución de video conferencia basada en el cliente Microsoft Lync 2010 que permita a los usuarios del cliente la realización de reuniones efectivas sin necesidad que los participantes se desplacen a una misma sede, logrando optimizar el tiempo de los empleados, aumentando su productividad al disminuir los tiempos muertos inherentes a los desplazamientos entre sedes.
o Implementar una solución de video conferencia basada en el cliente Microsoft Lync 2010 que permita a los usuarios del cliente la realización de reuniones efectivas sin necesidad que los participantes se desplacen a una misma sede, logrando optimizar el tiempo de los empleados, aumentando su productividad al disminuir los tiempos muertos inherentes a los desplazamientos entre sedes.
o Implementar una solución que permita, a los usuarios del Cliente que se encuentran fuera de la red corporativa, el acceso a los servicios de comunicaciones unificadas a través de una conexión pública a internet, potencializando la productividad de usuarios con una alta demanda de movilidad como lo es el área comercial. Adicionalmente, por medio de las herramientas de comunicaciones unificadas, la fuerza comercial tendrá la posibilidad de acceder a expertos en diferentes temas sin importar donde éstos se encuentren y consultarlos en tiempo real mientras visitan a los clientes logrando así una mejora en la atención y tiempo de respuesta de las inquietudes o solicitudes de los usuarios de la entidad.
o Implementar una plataforma de conferencias de audio, video y web que permita a los usuarios del Cliente la realización de sesiones de trabajo tanto con otros usuarios del grupo como con personas externas, donde de manera sencilla, sin requerir desplazamientos, se puedan tomar decisiones, realizar aprobaciones de servicios o productos, realizar capacitaciones y muchas otras tareas aprovechando la flexibilidad y facilidad de uso del Microsoft Lync Server 2010.
o Proveer una solución que permita contar con escalabilidad a futuro de los servicios de comunicaciones unificadas a todos los empleados del Cliente, con estrategias en alta disponibilidad, redundancia, telefónia y/o centro de cómputo alterno de todos los servicios ofrecidos en la nueva solución.
o Brindar a los usuarios del Cliente un sistema de mensajería unificada que les permita acceder, mediante una única interfaz, a sus correos electrónicos, correos de voz, lista de contactos y agenda.
o En conjunto con el áreas de tecnología del Cliente, encontrar los escenarios donde las nuevas herramientas de comunicaciones unificadas impacten de manera positiva al core del negocio.
Objetivo del Proyecto Este proyecto tiene como objetivo general la implementación de una solución de comunicaciones unificadas basada en la plataforma Microsoft Lync Server 2010 la cual ofrezca a los empleados delCliente los servicios de:
o Voz IP PC a PC
o Presencia
o Mensajería Instantánea (chat)
o Traducción de la mensajería instantánea con el cliente Lync 2010
o Transferencia de archivos mediante el cliente Lync 2010
o Video llamadas basadas en cliente Lync 2010
o Conferencias de audio ad-hoc o programadas mediante el Outlook
o Conferencias de video basadas en cliente Lync 2010
o Conferencias Web basadas en cliente Lync 2010
o Instant Desktop Sharing (compartir escritorio/aplicaciones)
o Federación
o Public Internet Connectivity (Hotmail, Yahoo, AOL, Google Talk)
ALCANCE GENERAL
Levantamiento de la información necesaria para tener claro cuáles son los requerimientos de negocio que se pretenden solucionar con la implementación de la nueva plataforma de comunicaciones unificadas.
Manejo de los riesgos, identificación de éstos y sus respectivas estrategias de mitigación para el proceso de implementación.
Definición de las condiciones técnicas mínimas (a nivel de servicios de plataforma) que deben cumplirse para facilitar la implementación de la plataforma y servicios.
Identificación de necesidades y requerimientos a nivel funcional y operativo, que se esperarían de la nueva plataforma de servicio.
Control, seguimiento y administración de los recursos asignados por IG WebServices para el desarrollo del proyecto.
Implementación de una metodología de trabajo para el desarrollo del proyecto.
Emisión de recomendaciones de cambio o ajustes en las plataformas de servicios actuales que permitan que la solución propuesta y la nueva arquitectura funcionen y se integre de acuerdo a lo planeado.
Consideraciones y recomendaciones para la operación y administración de la nueva plataforma
Transferencia de conocimientos para los administradores de la plataforma con el fin de que estos posteriormente continúen expandiendo el uso y los escenarios aplicados. Esta transferencia se logra con el acompañamiento del personal técnico designado por el Cliente al experto de IG WebServices durante la implementación final de la nueva plataforma, no es una capacitación formal ni una entrega de procedimiento paso a paso para la instalación o administración de los productos involucrados en el proyecto.
ALCANCE DETALLADO:
Instalación y configuración de los roles de los servidores de LYNC SERVER 2010, habilitando la funcionalidad de tal manera que le permita al cliente contar con los servicios ofrecidos por la plataforma para posteriormente migrar los usuarios que actualmente están en OCS 2007 R2.
Elaboración del plan de implementación.
Verificación estado actual implementación OCS 2007 R2, BPA.
Backup del sistema OCS 2007 R2
Instalación de actualizaciones requeridas en el sistema OCS 2007 R2
Migración del servicio según las 10 fases definidas:
1. Planeación de la migración
2. Preparación para la migración
3. Implementación pool piloto Lync Server 2010
4. Fusión de topologías
5. Configuración del pool piloto Lync Server 2010
6. Verificación del pool piloto Lync Server 2010
7. Adición de los roles Edge y Director al pool piloto Lync Server 2010
8. Movimiento del pool piloto Lync Server 2010 a producción
9. Completar tareas de post implementación
10. Desmontaje de plataforma anterior
Implementación y configuración del Rol Front End Server según diseño realizado.
Implementación y configuración de la base de datos SQL (Back-End) Server según diseño realizado.
Implementación y configuración del Rol Edge Server según diseño realizado.
Implementación y configuración del rol Mediation Server según diseño realizado.
Implementación y configuración del servicio de movilidad
Elaboración de documento de recomendaciones de parámetros de LAN y WAN que deberán ser implementados por el Cliente para el correcto funcionamiento de la solución Microsoft Lync Server 2010. (Parámetros de calidad de servicio y ancho de banda de los enlaces)
Instalación y configuración de una muestra piloto de 50 usuarios del servicio de comunicaciones unificadas para realizar pruebas previas a la salida a producción de la plataforma.
Establecer conversaciones de mensajería instantánea usando el cliente Lync 2010 con usuarios corporativos conectados desde la red LAN y/o desde internet.
Realizar llamadas de PC a PC usando el cliente Lync 2010 con usuarios corporativos conectados desde la red LAN y/o desde internet.
Realizar Video llamadas de PC a PC usando el cliente Lync 2010 con usuarios corporativos conectados desde la red LAN y/o desde internet.
Realizar conferencias de Audio/Video 1 a varios usando el cliente de Lync 2010 con usuarios corporativos conectados desde la red LAN y/o desde internet.
Compartir el escritorio como herramienta de colaboración o soporte, usando el cliente de Lync 2010 con usuarios corporativos conectados desde la red LAN y/o desde internet.
Realizar conferencias Web usando el cliente Lync 2010 con usuarios corporativos conectados desde la red LAN y/o desde internet.
Activar la federación con otras compañías y/o filiales que tengan implementado este tipo de soluciones (OCS 2007, OCS 2007 R2 o Lync Sever 2010), usando la plataforma de OCS Lync Server 2010 a ser implementada en el Cliente, brindando los servicios de Mensajería Instantánea, Voz PC a PC, Video PC a PC, Audio/Video Conferencia, Compartir el escritorio, Conferencias Web.
Activar la federación con mensajería publica (MSN y AOL), usando la plataforma a ser implementada en el Cliente, brindando los servicios de Mensajería Instantánea, Voz PC a PC (Solo con MSN), Video PC a PC (Solo con MSN).
Elaboración del Script para la activación masiva de todas las extensiones para los usuarios definidos por el cliente.
Transferencia de conocimiento con respecto a las tecnologías implementadas.
12b. Estoy como Consultor Implementador de los Roles necesarios para el cumplimiento de los objetivos propuestos.
12c. Plan del proyecto:
12d. Semanalmente se tiene programada una reunión de seguimiento donde se involucran las siguiente personas:
- Gerente de Proyecto IG.
- Consultor Implementador IG.
- Gerente de Proyecto Cliente.
- Analista de Proyectos Cliente.
12e. Circunstancias inesperadas.
- No cumplir con las expectativas del cliente.
- No llegar a acuerdos cuando se presenten problemas.
- Riesgo Economico, el no pago de los compromisos pactados.
12f. Beneficios Anticipados.
- Conexión remota de los usuarios sin usar VPN.
- Reuniones con la opción de compartir pantalla.
- Poder realizar llamadas de Pc aPc.
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